
Uporaba službenega vozila v zasebne namene
Uporaba službenega vozila ni nujna samo za službene namene. Uporabljamo ga lahko tudi za zasebne namene, moramo pa poznati nekaj pravil.
Potni stroški so stroški, ki jih zaposleni nastanejo pri prevozu na delo, iz dela ali pri opravljanju službenih obveznosti na terenu. Gre za stroške prevoza, nastale med opravljanjem delovnih obveznosti, za katere zakon in delodajalec določata pravila o povračilu. Namen povračila potnih stroškov je, da delavec ne bi bil finančno oškodovan zaradi prevoza, ki je povezan z delom.
Povračilo potnih stroškov je v Sloveniji urejeno z več zakoni, predvsem z Zakonom o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki določa pravico delavcev do povračila stroškov prevoza na delo in iz dela ter stroškov, ki nastanejo ob opravljanju službenih obveznosti. Zakonodaja prav tako določa, da mora delodajalec delavcu povrniti stroške v skladu s kolektivno pogodbo ali notranjimi akti podjetja.
Potni stroški zajemajo več različnih kategorij, od povračil za prevoz na delo do stroškov za službene poti. Vsaka vrsta potnega stroška ima določene pogoje in omejitve, ki jih je treba upoštevati pri obračunu in povračilu.
Do povračila potnih stroškov so upravičeni vsi zaposleni, ki pri svojem delu nastanejo stroški prevoza, bodisi na delo in iz dela bodisi med službenimi obveznostmi. Upravičenost do povračila je določena v pogodbi o zaposlitvi, kolektivni pogodbi ali notranjih aktih podjetja.
Obračun potnih stroškov je postopek, s katerim delodajalec določi znesek, ki ga bo povrnil zaposlenemu za stroške, nastale v povezavi z delom. Pomembno je, da so potni stroški natančno evidentirani, saj mora delodajalec v skladu z zakonodajo zagotoviti, da so povračila ustrezno obračunana.
Delodajalec je dolžan delavcem povrniti stroške prevoza na delo in z dela, če ti niso v hoje dostopni razdalji. Običajno povračilo temelji na ceni javnega prevoza (npr. avtobusne ali železniške vozovnice) ali na kilometrini, če zaposleni uporablja lastno vozilo.
Kadar zaposleni opravlja delo izven običajnega delovnega mesta, je delodajalec dolžan povrniti stroške, nastale med službenimi potmi. To vključuje stroške prevoza, prenočitve in prehrane (dnevnice).
Višina povračila potnih stroškov se razlikuje glede na vrsto prevoza, oddaljenost delovnega mesta ter veljavne kolektivne pogodbe ali interne akte podjetja. Delodajalec mora upoštevati minimalne standarde, ki jih določa zakonodaja ali kolektivna pogodba, znesek pa se lahko prilagodi glede na dogovor med delodajalcem in zaposlenim.
Dnevnice so nadomestilo za prehrano med službenimi potmi in se izplačajo glede na trajanje odsotnosti iz delovnega mesta. Višina dnevnic je določena glede na trajanje službene poti in destinacijo (domovina ali tujina). Znesek dnevnic je oproščen plačila davkov, če je v skladu z zakonskimi omejitvami.
Zaposleni, ki za službene namene uporabljajo svoje vozilo, so upravičeni do povračila stroškov na podlagi kilometrine. Višina kilometrine se določi glede na veljavno kolektivno pogodbo ali interne akte podjetja. Kilometrina zajema stroške goriva, vzdrževanja in amortizacije vozila.
Potni stroški so do določenih zneskov oproščeni plačila davkov, vendar morajo biti v skladu z zakonskimi omejitvami. Presežek nad zakonsko določenimi zneski se obdavči kot del plače. Pomembno je, da so potni stroški ustrezno evidentirani in obračunani, da se izognejo davčnim težavam.
Natančna evidenca potnih stroškov je ključna za pravilno obračunavanje in povračilo stroškov. Zaposleni morajo beležiti vse stroške, povezane z delom, kot so računi za prevoz, kilometrina in potni nalogi, medtem ko mora delodajalec zagotoviti preglednost in natančnost pri povračilu teh stroškov.
Delo na daljavo, ki je postalo še posebej aktualno v času pandemije, je postavilo vprašanje, kako obračunavati potne stroške za zaposlene, ki delajo od doma. V teh primerih zaposleni običajno niso upravičeni do povračila stroškov za prevoz na delo, saj tega prevoza ni, vendar pa se lahko pojavijo službene poti, za katere so povračila še vedno obvezna.
Pri obračunu potnih stroškov pogosto prihaja do napak, kot so nepopolni podatki, nepravilni izračuni kilometrine ali nezadostno dokumentiranje stroškov. Te napake lahko povzročijo težave pri povračilu stroškov in obdavčitvi.
1. Ali imam pravico do povračila stroškov za prevoz na delo?
Da, delodajalec vam mora povrniti stroške prevoza na delo in iz dela, če so določeni v pogodbi o zaposlitvi ali kolektivni pogodbi.
2. Kako se izračuna kilometrina?
Kilometrina se običajno izračuna na podlagi prevoženih kilometrov in dogovorjene tarife za povračilo stroškov uporabe lastnega vozila.
3. Ali so potni stroški obdavčeni?
Potni stroški so do določenih zneskov oproščeni davka, vendar morajo biti v skladu z zakonodajo. Presežki nad zakonsko določenimi zneski so obdavčeni kot del plače.
Uporaba službenega vozila ni nujna samo za službene namene. Uporabljamo ga lahko tudi za zasebne namene, moramo pa poznati nekaj pravil.
Povračilo stroškov je zelo pomemben vidik poslovanja. Delavcem je namreč potrebno zagotoviti vsa nadomestila in ostale prejemke.
Nadomestilo za malico pripada vsakemu delavcu. Kolikšno nadomestilo prejme je odvisno od določil v zakonodaji. Preverite.
Potni stroški so strošek vsakega podjetja. Zakonodaja določa točno določen znesek, regulirajo pa jih tudi kolektive pogodbe.